O turismo corporativo é uma área estratégica para empresas que possuem filiais em diferentes regiões ou equipes distribuídas pelo país. No entanto, administrar viagens de negócios vai muito além da compra de passagens e da reserva de hospedagens. É um processo que exige atenção às normas legais, fiscais, regulatórias e às políticas internas, garantindo conformidade em todas as etapas.
O compliance no turismo corporativo abrange regras internas, legislações de transporte, políticas de reembolso, normas fiscais e até expectativas dos colaboradores. A seguir, você entende os principais desafios e como superá-los com eficiência.
Um dos maiores desafios é desenvolver políticas de viagens corporativas claras, atualizadas e coerentes. Essas políticas devem definir limites de gastos, tipos de acomodação, regras de transporte, antecipação de viagens e critérios de reembolso. Sem uma plataforma centralizada, surgem inconsistências, gastos fora da política e falta de visibilidade.
As viagens corporativas envolvem despesas que precisam ser registradas e documentadas de acordo com as exigências fiscais. O controle de notas fiscais, impostos, comprovantes e fornecedores pode se tornar complexo e gerar erros se não houver um sistema adequado para organizar tudo.
O volume de informações sensíveis coletadas durante o processo de viagens exige rigor. Dados pessoais, itinerários, métodos de pagamento e documentos precisam seguir as diretrizes da LGPD e GDPR. Sem tecnologia adequada, surgem riscos de vazamentos, acessos indevidos e falhas de privacidade.
Empresas que lidam com turismo corporativo trabalham com vários fornecedores, como hotéis, companhias aéreas e locadoras. Monitorar contratos, prazos, SLAs, regulamentações locais e conformidade manualmente é difícil e aumenta o risco de problemas legais.
Adotar um sistema de gestão de viagens corporativas, como o ERP da Benner, permite centralizar aprovações, reservas, despesas e contratos. Isso melhora a rastreabilidade, reduz erros e garante que todas as viagens estejam dentro das políticas internas.
A automação padroniza lançamentos, valida documentos fiscais e organiza informações de forma automática. Isso garante que todos os gastos sejam registrados adequadamente, reduzindo riscos, aumentando a precisão e acelerando o processo de compliance.
Plataformas modernas oferecem criptografia, autenticação forte e rastreamento em tempo real, garantindo segurança das informações e cumprimento das normas de privacidade. Isso assegura que dados de colaboradores estejam protegidos durante toda a jornada de viagem.
Com ferramentas próprias para gestão de contratos e fornecedores, a empresa consegue monitorar conformidade, avaliar performance e garantir alinhamento com normas internas e exigências legais.
Os desafios de compliance no turismo corporativo são reais, mas totalmente superáveis com o uso da tecnologia certa. A automação e a integração de dados são fundamentais para garantir conformidade, segurança e eficiência em todas as etapas, da aprovação à prestação de contas.
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