Conferência de mercadorias: o que é e como fazer

A conferência de mercadorias é o processo responsável por verificar se os produtos recebidos estão de acordo com as informações descritas na nota fiscal, tanto em relação à quantidade quanto à qualidade.

Esse procedimento garante que os registros de entrada no estoque sejam precisos e que eventuais divergências sejam identificadas imediatamente, evitando erros que podem gerar perdas financeiras, inconsistências fiscais e falhas na operação logística.

O que é conferência de mercadorias?

A conferência de mercadorias é o processo de verificação detalhada dos produtos recebidos ou enviados por uma empresa, com o objetivo de garantir que tudo esteja de acordo com o pedido, a nota fiscal e os padrões de qualidade definidos. Nessa etapa, são conferidas informações como quantidade, tipo de produto, características, estado físico e documentação, evitando erros que podem gerar prejuízos operacionais e financeiros.

Esse procedimento é fundamental em operações de logística, estoque, transporte e distribuição, pois assegura que a mercadoria correta chegue ao destino certo, nas condições adequadas. A conferência pode ser realizada de forma manual, por amostragem ou com o apoio de tecnologias como códigos de barras, QR Codes e sistemas de gestão (WMS e ERP), que aumentam a precisão e reduzem falhas humanas.

Além de prevenir divergências e retrabalhos, a conferência de mercadorias contribui para o controle de estoque, a redução de perdas e a melhoria do relacionamento com clientes e fornecedores. Quando bem executada, ela se torna um pilar da eficiência operacional, garantindo mais confiabilidade nos processos logísticos e maior segurança nas operações comerciais.

Importância da conferência de mercadorias

Uma conferência bem executada é essencial para qualquer empresa que trabalha com compra, venda, armazenagem ou distribuição de produtos. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Maior controle do estoque, com informações confiáveis
• Redução de perdas e retrabalho
• Mais eficiência operacional
• Prevenção de erros fiscais e financeiros
• Melhoria no nível de serviço ao cliente

Além disso, a conferência correta fortalece a integração entre os setores de logística, financeiro e fiscal, garantindo mais previsibilidade para a operação.

Como fazer a conferência de mercadorias na prática

Passo a passo da conferência

1. Recebimento das mercadorias‍

O processo começa no recebimento. Essa etapa exige atenção total para garantir que os volumes entregues correspondem ao pedido realizado.

2. Conferência da nota fiscal‍

Compare cuidadosamente as informações da nota fiscal com os produtos recebidos, verificando descrição, quantidades, lotes e, quando aplicável, validade.

3. Uso de leitores de código de barras ou QR Code‍

A utilização de leitores automatiza a conferência, tornando o processo mais rápido, preciso e confiável, reduzindo falhas humanas.

4. Registro de divergências‍

Qualquer inconsistência deve ser registrada imediatamente para tratativa com fornecedores ou transportadoras.

5. Armazenamento adequado‍

Após a conferência, os produtos devem ser armazenados corretamente, garantindo organização, rastreabilidade e fácil acesso.

Benefícios de uma conferência bem estruturada

Uma conferência eficiente traz ganhos claros para a operação logística:

• Redução de erros no estoque, evitando faltas e excessos
• Otimização do tempo da equipe, com processos mais ágeis
• Aumento da satisfação do cliente, ao garantir entregas corretas
• Mais previsibilidade e controle da operação

O papel do sistema de gestão na conferência de mercadorias

A tecnologia é uma grande aliada nesse processo. Um sistema de gestão logística (WMS) permite automatizar a conferência, registrar informações em tempo real e garantir maior assertividade nas entradas e saídas de mercadorias.

Com a digitalização dos processos, a empresa reduz falhas manuais, melhora o controle de estoque e ganha eficiência operacional, evitando prejuízos causados por divergências não identificadas.

Aplicativo de gestão de volumes do Benner Logística

Para operações com grande volume de mercadorias, o aplicativo de gestão de volumes do WMS Benner Logística é uma solução estratégica.

A plataforma mobile permite:

• Leitura de códigos de barras e QR Codes
• Conferência de carregamentos e descarregamentos por viagem
• Registro de ocorrências durante o processo
• Geração e leitura de etiquetas conforme o padrão do cliente

Tudo isso garante mais agilidade, rastreabilidade, planejamento e redução de custos operacionais, além de fornecer insights valiosos por meio de analytics.

Gestão de entregas e coletas integrada

Além da conferência, a solução também apoia a gestão de entregas e coletas. Durante o processo, é possível acompanhar cada etapa da operação, registrar ocorrências e garantir total transparência e controle do início ao fim da tarefa.

Conclusão

A conferência de mercadorias é um processo essencial para garantir eficiência logística, controle de estoque e saúde financeira da empresa. Quando apoiada por tecnologia, ela se torna mais rápida, precisa e estratégica.

Se você busca mais controle, redução de erros e eficiência operacional, conheça o Benner Logística. Nossa solução foi desenvolvida para otimizar a conferência de mercadorias, melhorar a gestão do estoque e fortalecer toda a cadeia de suprimentos.

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