A escolha de um sistema para gestão de viagens é uma decisão estratégica para empresas que precisam controlar custos, garantir compliance e oferecer uma boa experiência aos colaboradores. No entanto, muitas organizações cometem erros nesse processo e acabam investindo em soluções que não atendem às suas necessidades reais.
Esses equívocos impactam diretamente a eficiência da operação, a governança e a escalabilidade do negócio. Por isso, entender quais são os erros mais comuns é o primeiro passo para evitá-los e fazer uma escolha mais assertiva.
Um dos erros mais frequentes é basear a decisão exclusivamente no custo da solução. Embora o orçamento seja um fator importante, escolher apenas pelo menor valor pode gerar prejuízos no médio e longo prazo.
Sistemas muito baratos costumam apresentar:
O ideal é avaliar o custo-benefício e não apenas o preço.
Cada empresa possui uma dinâmica diferente de viagens corporativas. Algumas lidam com alto volume, múltiplos centros de custo, políticas rígidas e diferentes níveis de aprovação.
Ignorar essa complexidade e escolher um sistema genérico pode gerar gargalos operacionais, retrabalho e baixa adesão dos usuários.
Um bom sistema para gestão de viagens precisa se adaptar à realidade da empresa, e não o contrário.
Outro erro comum é escolher uma plataforma que não se integra ao ERP, ao financeiro ou aos sistemas contábeis da empresa.
A falta de integração gera:
Um sistema eficiente deve conversar com o ecossistema tecnológico da empresa.
Muitas empresas só percebem a importância do compliance quando enfrentam problemas. Um sistema para gestão de viagens precisa garantir que todas as etapas estejam alinhadas às políticas internas e às exigências legais.
Ignorar esse ponto pode resultar em:
O sistema deve permitir controle, validações automáticas e histórico completo de ações.
Se o sistema for difícil de usar, os colaboradores tendem a evitar a ferramenta, criando atalhos manuais e processos paralelos.
Isso compromete todo o objetivo da automação.
Um bom sistema para gestão de viagens deve ser:
A experiência do usuário impacta diretamente a adesão.
Muitas empresas escolhem sistemas que atendem apenas ao cenário atual. Quando o negócio cresce, a solução deixa de suportar o volume de dados, usuários e processos.
É essencial escolher um sistema que cresça junto com a empresa, permitindo:
Um sistema para gestão de viagens não deve ser apenas operacional. Ele precisa gerar dados estratégicos.
Ignorar esse ponto é um erro grave, pois sem relatórios e dashboards a empresa perde visibilidade sobre:
A tomada de decisão passa a ser baseada em suposições.
Contratar um sistema sem testá-lo é um risco. Muitas empresas descobrem limitações somente após a implementação.
Sempre que possível, é importante:
Isso evita surpresas.
Um sistema não é estático. Ele precisa evoluir conforme o mercado muda.
Ignorar o suporte e a capacidade de evolução da plataforma pode resultar em:
Verifique se o fornecedor investe em melhorias constantes.
Um dos maiores erros é enxergar o sistema apenas como uma ferramenta operacional.
Na prática, ele deve ser parte da estratégia de governança, eficiência e controle financeiro da empresa.
Quando o sistema é tratado apenas como um “meio”, ele não entrega todo o seu potencial.
Escolher um sistema para gestão de viagens exige muito mais do que comparar preços ou funcionalidades isoladas. É uma decisão que impacta diretamente a eficiência, o compliance, a experiência do colaborador e a escalabilidade do negócio.
Evitar os erros mais comuns permite que a empresa implemente uma solução que realmente gere valor, organize processos e transforme a gestão de viagens em um ativo estratégico.
