A prestação de contas de viagens corporativas é um dos pontos mais sensíveis da gestão financeira das empresas. Falhas em processos, ausência de políticas claras e pouca visibilidade sobre despesas podem abrir espaço para inconsistências e, em casos mais graves, fraudes que impactam diretamente o resultado financeiro e a reputação da organização.
Em um cenário corporativo cada vez mais orientado por dados, prevenir fraudes deixou de ser apenas uma ação corretiva e passou a ser uma estratégia essencial de governança, compliance e sustentabilidade financeira. Empresas que tratam esse tema de forma estruturada conseguem reduzir riscos, aumentar a previsibilidade orçamentária e fortalecer seus controles internos.
Neste artigo, você vai entender quais são os principais riscos na prestação de contas de viagens corporativas, como evitá-los e de que forma a tecnologia da Benner Turismo contribui para uma gestão mais segura, transparente e eficiente.
Viagens corporativas envolvem múltiplas despesas, como passagens, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, aplicativos de mobilidade, taxas adicionais e serviços extras. Cada deslocamento gera uma série de comprovantes e lançamentos que precisam ser organizados, validados e auditados.
Quando esses gastos não são controlados de forma estruturada, surgem riscos como:
Sem processos bem definidos e ferramentas adequadas, o controle acaba recaindo sobre gestores e equipes financeiras, aumentando o risco de erros, retrabalho e falhas humanas. Quanto maior o volume de viagens, maior a exposição ao risco.
Quando a empresa não possui políticas de viagens e reembolso bem definidas, os colaboradores ficam sem referência objetiva sobre o que é permitido ou não. Isso gera interpretações subjetivas, inconsistências e espaço para abusos involuntários ou intencionais.
Políticas vagas ou desatualizadas dificultam a fiscalização e tornam o processo de auditoria frágil. A falta de clareza é um dos principais gatilhos para irregularidades.
O compliance estabelece regras, limites e responsabilidades claras. Sem ele, a empresa perde rastreabilidade sobre os gastos e reduz sua capacidade de auditoria e prevenção de irregularidades.
A ausência de mecanismos de validação automática e aprovação estruturada pode permitir:
Compliance não é burocracia. É proteção financeira.
Planilhas, e-mails e controles paralelos dificultam a validação das despesas. Processos manuais aumentam a chance de:
Além disso, a descentralização impede a consolidação rápida de dados, tornando o acompanhamento lento e reativo.
Sem relatórios consolidados e dashboards de acompanhamento, identificar padrões suspeitos ou desvios se torna um processo demorado. A empresa passa a agir apenas quando o problema já ocorreu.
Falta de visibilidade significa falta de controle.
Definir regras claras sobre limites, categorias de despesas, documentos obrigatórios e fluxos de aprovação é o primeiro passo para reduzir riscos.
Uma política bem estruturada deve contemplar:
Quanto mais objetiva for a política, menor a margem para interpretações equivocadas.
Centralizar solicitações, aprovações, reservas e prestação de contas garante mais controle e elimina variações que favorecem falhas.
A padronização permite:
Processos estruturados reduzem dependência de controles informais.
Acompanhamento contínuo dos dados permite identificar comportamentos fora do padrão, antecipar problemas e ajustar políticas quando necessário.
Monitorar indicadores como:
permite detectar inconsistências antes que se tornem fraudes.
A automação é uma aliada estratégica na prevenção de fraudes. Sistemas de gestão reduzem a dependência de controles manuais e aumentam a confiabilidade das informações.
Tecnologia não substitui controle. Ela potencializa o controle.
Soluções digitais permitem visão 360° das despesas de viagens, com dados estruturados, categorizados e auditáveis.
Entre os principais benefícios estão:
Com tecnologia, a empresa deixa de atuar de forma reativa e passa a gerir viagens corporativas com inteligência, governança e previsibilidade.
A Benner Turismo oferece uma plataforma completa para gestão de viagens corporativas, integrada aos processos financeiros e de compliance da empresa.
Com a solução, é possível:
A tecnologia da Benner transforma a prestação de contas em um processo simples, confiável e alinhado às melhores práticas de governança corporativa.
Prevenir fraudes em viagens corporativas não depende apenas de fiscalização, mas de processos bem estruturados, políticas claras e tecnologia adequada.
Empresas que estruturam sua gestão conseguem:
Com a Benner Turismo, sua empresa ganha controle, segurança e eficiência, reduzindo riscos financeiros e fortalecendo a governança em toda a jornada de viagens corporativas.
Quer saber como otimizar a gestão de viagens da sua empresa com mais transparência e controle? Fale com um especialista da Benner Turismo.
