Pesquisas do setor apontam que entre 3% e 8% das cobranças de frete contêm algum tipo de divergência em relação ao contrato negociado com a transportadora. Erros de tabela, adicionais aplicados incorretamente, frete mínimo calculado fora do contrato, cubagem distorcida, cobranças de serviços não solicitados.
Em uma operação que paga R$ 500 mil por mês em frete, isso representa entre R$ 15 mil e R$ 40 mil pagos indevidamente todos os meses. Por ano, entre R$ 180 mil e R$ 480 mil que saem da margem da empresa sem que ninguém conteste.
Esse é o custo da ausência de auditoria de frete.
O problema é que a maioria das operações não faz auditoria de frete de forma sistemática. Algumas fazem amostragens pontuais. Outras conferem apenas quando o valor parece muito fora do esperado. E uma parcela significativa simplesmente paga o que a transportadora cobra porque não tem estrutura para conferir de outra forma.
A auditoria de frete não é um processo burocrático de compliance. É um mecanismo direto de recuperação de margem, e sua ausência é uma transferência silenciosa de recursos da empresa para as transportadoras.
Auditoria de frete é o processo de conferir sistematicamente se o valor cobrado pela transportadora corresponde ao que foi contratado, considerando as condições específicas de cada embarque.
Ela não é uma verificação genérica de se o frete está "dentro da média". É uma confrontação precisa entre:
Quando esses três elementos não coincidem, existe uma divergência. E divergências precisam ser contestadas antes do pagamento, não depois.
Antes de tratar a divergência como má-fé da transportadora, é importante entender por que ela é tão frequente.
Uma tabela de frete raramente é uma planilha simples. Ela tem faixas de peso, faixas de distância, adicionais por tipo de carga, regras de frete mínimo, taxas de pedágio variáveis por rota, seguros ad valorem e uma série de condições que mudam conforme o tipo de serviço contratado. Aplicar essa tabela corretamente em cada embarque, manualmente, é uma tarefa sujeita a erro.
O peso cubado é calculado com base nas dimensões da embalagem multiplicadas por um fator de cubagem definido em contrato. Quando as dimensões informadas pela transportadora diferem das dimensões reais do embarque, o peso cubado muda e o frete muda junto. Essa diferença pode ser pequena por embarque, mas em operações com alto volume, o acumulado é expressivo.
Adicionais como taxa de dificuldade de acesso, taxa de entrega em andar, seguro complementar e taxa de coleta programada têm regras de aplicação específicas definidas em contrato. Quando são aplicados fora dessas regras, configuram cobrança indevida. Mas sem um processo de conferência sistemática, essas cobranças passam despercebidas.
Quando um contrato é renegociado, há um período de transição entre a nova tabela acordada e a tabela efetivamente aplicada nos sistemas da transportadora. Nesse período, cobranças com base na tabela antiga são frequentes e raramente são contestadas porque ninguém está monitorando especificamente essa transição.
Em operações com dezenas ou centenas de embarques por dia, a conferência manual de cada frete é inviável. A equipe de logística não tem capacidade de analisar cada conhecimento de transporte contra o contrato. O resultado é que a conferência não acontece ou acontece de forma superficial e amostral.
Conhecer os tipos de divergência mais frequentes ajuda a priorizar onde concentrar a atenção do processo de auditoria.
A transportadora informa um peso para o embarque que não corresponde ao peso real nem ao peso cubado calculado conforme o contrato. Pode ser erro no sistema da transportadora ou aplicação de um fator de cubagem diferente do contratado.
O frete mínimo é o valor abaixo do qual a transportadora não cobra, independentemente do peso ou do valor do embarque. Quando aplicado em situações onde o frete calculado já seria superior ao mínimo, ou com base em um valor de mínimo diferente do contrato, gera cobrança indevida.
Cobranças de adicionais que não estão previstos no contrato ou que foram aplicados em condições onde o contrato não os autoriza. Taxa de reentrega cobrada quando a não entrega foi por culpa da transportadora. Seguro aplicado sobre valor total da nota quando o contrato prevê aplicação apenas sobre o excedente.
Frete calculado com base em tabela anterior à última renegociação contratual. Esse tipo de divergência tende a ser sistemático, afetando todos os embarques do período de transição, e pode representar um valor expressivo quando identificado com atraso.
O GRIS (Gerenciamento de Risco) é calculado como percentual sobre o valor da nota fiscal. Quando aplicado sobre uma base diferente da prevista em contrato, ou com alíquota divergente, gera cobrança indevida que se replica em todos os embarques com aquela transportadora.
Quando o sistema da transportadora classifica o endereço de destino em uma praça diferente da que seria aplicável, o frete é calculado com base em uma faixa de preço incorreta. Endereços em municípios limítrofes são especialmente suscetíveis a esse tipo de erro.
Uma auditoria de frete eficiente precisa de três elementos: dados organizados, critérios de conferência claros e um processo de contestação estruturado.
O primeiro passo é ter todos os contratos com transportadoras centralizados e atualizados em um único lugar, com as tabelas de preço correspondentes e as regras de aplicação de adicionais claramente documentadas. Sem essa base, a conferência não tem parâmetro.
Para conferir o frete cobrado, é preciso ter registrado o peso real, as dimensões, o valor da nota, a origem, o destino e o tipo de serviço de cada embarque. Se essas informações não estão disponíveis de forma estruturada no sistema, a auditoria depende de consultar documentos físicos, o que inviabiliza a conferência em escala.
A conferência precisa acontecer antes do pagamento, não depois. Divergências identificadas após o pagamento podem ser contestadas, mas o processo de recuperação é mais trabalhoso e nem sempre resulta em crédito. Quando a contestação acontece antes do pagamento, a empresa simplesmente paga o valor correto.
Toda divergência identificada precisa ter um fluxo de contestação definido: quem contesta, em que prazo, por qual canal e com qual documentação. Sem esse fluxo, as divergências são identificadas mas não contestadas, e o problema volta ao ponto de partida.
Tudo que foi descrito até aqui pode ser feito manualmente. O problema é que, em operações com volume relevante, o processo manual não escala.
Uma equipe que confere 50 embarques por semana consegue fazer auditoria manual com alguma qualidade. Uma operação com 500 embarques por semana não consegue. E é exatamente nas operações de maior volume que o impacto financeiro das divergências é maior.
A automação da auditoria de frete dentro do TMS resolve o problema de escala. Ela não substitui o julgamento humano nos casos complexos, mas elimina a necessidade de revisão manual em cada embarque.
Com os contratos e tabelas cadastrados no sistema, o TMS recalcula o frete de cada embarque com base nas características registradas e compara esse valor com o que foi cobrado pela transportadora. Divergências acima de um limiar definido são sinalizadas automaticamente para análise e contestação.
Esse processo acontece em tempo real, para cada embarque, sem depender de disponibilidade de equipe ou de amostragem. O resultado é uma cobertura de 100% dos embarques com um esforço que seria inviável manualmente.
Benner Logística integra a auditoria de frete ao TMS de forma nativa, permitindo que cada cobrança seja confrontada automaticamente contra o contrato antes do pagamento. Isso transforma um processo que hoje depende de esforço manual e amostragem em um mecanismo contínuo de controle de custo, sem aumentar o tamanho da equipe responsável pela gestão de fretes. Se você quer entender como essa funcionalidade se aplica à realidade da sua operação, vale conversar com um especialista e ver o impacto que ela pode ter na sua margem.
A resposta depende do volume de frete pago mensalmente e da taxa de divergência da operação. Mas existe uma forma simples de estimar o impacto.
Pegue o valor total pago em frete nos últimos 12 meses. Aplique 3% sobre esse valor para o cenário conservador e 8% para o cenário mais amplo. O resultado é o intervalo de valor que provavelmente saiu da margem da empresa em cobranças que poderiam ter sido contestadas.
Para a maioria das operações de médio e grande porte, esse cálculo produz um número que justifica com folga o investimento em auditoria automatizada.
A auditoria de frete não é um custo operacional. É um mecanismo de recuperação de margem com retorno mensurável e previsível. E quanto mais tempo a operação passa sem fazê-la de forma sistemática, mais esse retorno fica represado em pagamentos indevidos que ninguém está contestando.
