As viagens corporativas seguem sendo uma parte estratégica da operação de muitas empresas. Reuniões presenciais, visitas a clientes, eventos, treinamentos e negociações ainda exigem deslocamentos frequentes, e com eles, surgem desafios importantes de controle de custos, previsibilidade e eficiência operacional.
De acordo com dados da Abracorp, o setor de viagens corporativas movimentou bilhões de reais nos últimos anos, o que mostra o peso desse investimento nos orçamentos empresariais. Diante desse cenário, conseguir melhores condições comerciais, sem comprometer a experiência do colaborador, deixou de ser apenas uma meta financeira e passou a ser uma necessidade estratégica.
A boa notícia é que, com planejamento, processos claros e uso inteligente da tecnologia, é possível reduzir custos, negociar melhor com fornecedores e tornar as viagens corporativas muito mais eficientes.
Antes de buscar tarifas mais baixas ou acordos vantajosos, é fundamental estruturar corretamente a gestão das viagens corporativas. As melhores condições surgem quando a empresa tem clareza sobre suas necessidades e volume de viagens.
Toda viagem corporativa deve começar com um levantamento detalhado das informações essenciais, como:
Esse mapeamento evita decisões improvisadas e reduz gastos desnecessários ao longo do processo.
Com as informações organizadas, o próximo passo é planejar a viagem considerando orçamento, políticas internas e alternativas disponíveis no mercado.
Essa etapa permite comparar preços, avaliar diferentes fornecedores e escolher opções que entreguem o melhor equilíbrio entre custo, conforto e produtividade. Empresas que planejam com antecedência conseguem acessar tarifas mais competitivas e condições comerciais mais favoráveis.
Além disso, o planejamento ajuda a identificar despesas que podem ser evitadas ou ajustadas, contribuindo diretamente para a redução de custos.
Imprevistos fazem parte da rotina das viagens corporativas. Cancelamentos, alterações de agenda ou problemas logísticos podem gerar custos extras e impactar a experiência do colaborador.
Por isso, é essencial prever uma margem orçamentária para situações emergenciais e contar com processos bem definidos para lidar com esses cenários. Uma gestão estruturada reduz riscos financeiros e garante mais segurança para quem está viajando.
Depois de organizar e planejar, chega o momento de buscar condições comerciais mais vantajosas.
Empresas que realizam viagens corporativas com frequência podem obter benefícios significativos ao manter parcerias contínuas com companhias aéreas, redes hoteleiras e fornecedores de serviços.
Esse relacionamento facilita negociações, gera acesso a tarifas corporativas diferenciadas e cria oportunidades de acordos de médio e longo prazo.
Outro ponto essencial é o uso de dados históricos. Analisar relatórios de viagens anteriores ajuda a identificar padrões de consumo, destinos recorrentes e oportunidades de renegociação.
Quanto mais dados confiáveis a empresa possui, maior é seu poder de negociação e melhor é sua capacidade de prever custos futuros.
Além de negociar bem, algumas práticas são fundamentais para garantir economia contínua.
A política de viagens corporativas define regras sobre passagens, hospedagem, transporte, alimentação e reembolsos. Quando bem estruturada e aplicada, ela evita gastos fora do padrão e garante maior controle financeiro.
Mais do que existir, a política precisa ser facilmente acessível e compreendida por todos os colaboradores.
Os colaboradores precisam entender que a viagem corporativa é uma extensão do ambiente de trabalho. Conscientizar sobre limites de gastos, escolhas adequadas e responsabilidade financeira contribui diretamente para a redução de custos e evita desvios.
A prestação de contas é indispensável para garantir transparência e identificar oportunidades de melhoria. Relatórios bem estruturados permitem analisar despesas, corrigir falhas e otimizar futuras viagens.
Esses relatórios também ajudam a prevenir fraudes e fortalecem o compliance corporativo.
Gerenciar viagens corporativas de forma manual, com planilhas e processos descentralizados, aumenta o risco de erros, retrabalho e perda de oportunidades.
Plataformas especializadas permitem:
A tecnologia transforma a gestão de viagens em um processo mais inteligente, previsível e econômico.
Conseguir as melhores condições nas viagens corporativas vai muito além de encontrar preços baixos. Trata-se de planejar melhor, usar dados de forma estratégica, aplicar políticas claras e contar com tecnologia especializada.
Benner Turismo apoia empresas em toda a jornada de gestão de viagens corporativas, oferecendo soluções que integram planejamento, controle de gastos, relatórios estratégicos e governança. Com uma plataforma robusta e orientada a dados, é possível transformar as viagens corporativas em uma operação mais eficiente, previsível e alinhada aos objetivos do negócio.
Se sua empresa busca reduzir custos, aumentar o controle e profissionalizar a gestão de viagens corporativas, fale com um especialista da Benner Turismo e descubra como evoluir sua operação com mais inteligência e segurança.
